RFID無線射頻識別技術目前廣泛應用于各個領域，是興起于20世紀90年代的一項自動識別技術。在實際應用中，RFID讀寫器將特定格式的數據寫入RFID電子標簽，然后將RFID電子標簽將物品進行信息綁定，這樣無接觸地讀取并識別RFID電子標簽中所保存的電子數據，從而實現對物體識別信息的遠距離、無接觸式采集、無線傳輸等功能。RFID檔案管理高效智能化。

RFID實現檔案資料管理的智能化、信息化。按照檔案資料日常的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業務，對檔案流通進行動態的管理，系統通過RFID電子標簽作為信息載體，對每個檔案流通的每個環節進行數據采集和監控，實現檔案業務辦理的自動化，從而取代傳統的工作流程。

將RFID技術應用于檔案管理，有著以下優點：

1、非接觸式數據采集。RFID技術極大地增強了管理者對庫區存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID電子標簽的檔案盒在RFID讀寫器前經過，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內檔案的具體名目、數量、檔案摘要等信息，縮減了管理者的作業環節，提高了作業效率，從而有助于管理者實施庫存檔案的動態化管理。

2、快速掃描，且一次性數據處理量大。RFID讀寫器可以同時從多個射頻標簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內容摘要信息等多項相關數據信息。如一些讀寫器可以每秒讀取200個標簽的數據，這比傳統掃描方式要快超過100倍。

3、RFID電子標簽信息容量大，使用壽命長，可重復使用。存儲的數據量大大增加，可達1K甚至更大的容量;標簽的內容可以反復被擦寫，而不會損害標簽的功能，從而可實現標簽的重復使用。

4、安全性高。每一顆RFID電子標簽具有全球唯一的ID碼，數據可以進行密碼保護，識別碼獨一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護措施使得標簽上的數據不易被偽造和篡改。

5、抗污染性能強和耐久性，傳統條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但RFID對水、油和化學藥品等物質具有很強抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損; RFID卷標是將數據存在芯片中，因此可以免受污損。

6、體積小型化、形狀多樣化，RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質。此外， RFID標簽更可往小型化與多樣形態發展，以應用于不同檔案。

7、可重復使用，現今的條形碼印刷上去之后就無法更改， RFID標簽則可以重復地新增、修改、刪除RFID卷標內儲存的數據，方便信息的更新。

8、穿透性和無屏障閱讀，在被覆蓋的情況下， RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質，并能夠進行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼。

9、標簽具有EAS防盜功能，配合門型通道天線，可以很好的防止檔案丟失，實現非法取走報警功能。

智能化檔案管理系統采用先進RFID技術讓檔案的生成、存檔、借閱、歸還、查找、盤點、等各個管理環節快速高效。RFID技術改變了以往的檔案編目與檔案盒多為重復性手工勞動，使得整個流程高效又無誤，實現檔案資料智能化、信息化管理。利用非接觸式的手持式、臺式、通道式RFID讀寫設備，緊密配合后臺數據庫管理系統，與現有的監控系統進行聯動管理，與檔案信息的交換傳遞匯報。

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